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從希拉蕊電郵門案談公務電子郵件使用規範

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從希拉蕊「電郵門案」談公務電子郵件使用規範

 

楊宗鑫

摘要:

美國總統大選結果揭曉,聲勢備受看好的希拉蕊,因欠缺機密保護意識,在「電郵門案」衝擊下,與總統大位擦身而過。

電郵門案(email-gate)始末

電郵門案的緣由,可追溯到2012年發生的「班加西案」。利比亞強人格達費垮臺後,國家陷入內戰,美國駐利比亞大使館班加西據點遭暴民(一說是伊斯蘭恐怖組織)攻擊,時任國務卿的希拉蕊在接獲通報的第一時間,並未做出妥善處理,導致包括大使在內共4名駐外人員遇害(此事件在2016年被導演麥克貝改拍為電影「13小時:班加西的秘密士兵」)。事後國會眾議院以希拉蕊應變失當為由,要求調閱事發當下的電話通聯及電子郵件往來紀錄,並在調查時意外發現,自2009年希拉蕊擔任國務卿以來,即在住家內以個人電腦登入一個註冊為「hdr22@clintonemail.com」的電子信箱收發公務郵件,且信箱的啟用日,竟然就是歐巴馬總統任命她擔任國務卿的當天。

  依據美國「聯邦檔案法」(Federal Records Act)規定,除非有緊急特殊狀況,如機關電腦故障、伺服器維修等,聯邦機關所屬公務員經手的信件可能涉及機密時,必須使用政府提供的電子郵件信箱,希拉蕊以私人信箱處理公務顯已違法,還可能涉及機密外洩,眾議院遂將此部分移請聯邦調查局處理。

聯邦調查局在2013年介入調查,包括希拉蕊及與其有郵件往來的國務員職員都被列為對象,前後檢閱了近十萬封電子郵件,其中至少百餘封屬於機密文件,有2封甚至是絕對機密,但因尚無外洩之情,僅追究行政責任。原本外界以為事件到此告終,豈料在2016年總統選舉前10天,聯邦調查局在偵辦另一起案件時,意外發現電郵門案的新事證,乃重啟調查,雖趕在選前3天向外界宣布並未查獲具體違法事實,卻已對希拉蕊的選情造成極大衝擊。

希拉蕊在整起案件調查中,始終以貪圖方便、一時疏忽為由,澄清自己絕非故意、也沒有犯意,然而國務院作為美國最高涉外機構,國務卿更是在總統之外最有實權者,實不應犯下這種錯誤。對此,希拉蕊也許還能藉口過去所服的公職都是民選或政治任命、對於公部門運作規定不熟悉為由,為自己的行為開脫,但其餘與之有信件往來的國務院職員,均長期服務於公部門,其中更不乏高階文官,反映出公務員對於機密保護的意識實在不足。

為避免類似事件再度發生,美國國會在2014年制定「總統暨聯邦檔案法修正案」(Presidential and Federal Records Act Amendment of 2016),隨即獲得歐巴馬總統簽署,其中規定,如果聯邦公務員使用私人電子信箱收發公務郵件,必須將郵件副本寄到公務信箱,或是在20天內,將原本的信件內容轉到公務信箱。在此修正案下,各州也紛紛針對自身的機密保護相關辦法進行修正。

我國公務電子郵件使用規範

在我國,關於公務電子信箱的使用規範,依據「行政院及所屬各機關資訊安全管理要點」第27點:「各機關訂定電子郵件使用規定,機密性資料及文件,不得以電子郵件或其他電子方式傳送。」授權各政府機關自行訂定,未制定者,則準用前述要點。

參照各機關訂定之使用規範,重點可大致歸納如下:

(一)公務電子信箱的使用者:各機關普遍將使用者區分為「機關」及「個人」,前者包括機關本身及下轄各單位,如縣市政府及其下轄各局處;後者則指機關職員,部分機關亦提供如外包廠商、外聘人員等非機關職員提出申請。

(二)公務電子郵件的開啟與停用:機關使用者的信箱,有主動開啟者,也有視業務需求提出申請後被動開啟者;個人使用者的信箱,多數機關在員工到職後會主動提供,但如臺中市政府等少數機關,則是在員工提出申請後才開放。逾一定期間未登入者,將暫停使用權限,離職後則註銷之,但也有如臺南市政府教育局等少數機關提供退休人員永久使用。

(三)公務電子信箱的容量:各機關所提供的容量不一,以個人使用者而言,宜蘭縣政府提供每信箱500MB、每封郵件24MB,每封信件收件人以150人為限;高雄市政府提供個人使用者每信箱200MB,每封郵件20MB,每封信件收件人以60人為限。至於機關使用者,容量足够使用。

(四)公務電子信箱使用限制:常見的使用限制,包括禁止借予他人使用、盜用他人帳號、從事違法行為、寄發廣告郵件、於公共網域公布個人公務信箱等。

由前述規範可知,在現行體制下,各級公務員有享用機關提供公務電子信箱的「權利」,卻沒有被要求處理公務時必須使用公務電子信箱的「義務」,加以受限於載體的侷限(僅能透過公務電腦連結,無法在辦公處所以外透過個人電腦、手機連結)、容量的不足(以GOOGLE提供的電子信箱為例,容量最高可達25GB,而1GB等於1024MG)、使用的不便(需定期更換密碼、遭停用後重啟程序繁瑣、介面不友善)等因素,造成使用公務信箱的意願普遍不高,寧可以網路業者提供的免費信箱處理公務,是機密保護策進的範疇。

在美國發生憾事隨即亡羊補牢之際,我國雖尚未聽聞因使用非公務電子郵件而洩密的事件,但也應見賢思齊,針對現行規範的疏漏加以改善,以期將危機消弭於無形。


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